Επικοινωνείτε μέσω email; Οι κανόνες που πρέπει να τηρείτε

Τα email έχουν μπει για τα καλά στη ζωή μας. Επικοινωνούμε με τους συναδέλφους μας, ανταλλάζουμε τα νέα μας με φίλους του εξωτερικού ενώ δεν είναι λίγες οι φορές που τα έχουμε χρησιμοποιήσει ως ένα νέο τύπο πρόσκλησης. Το να καλείς τους φίλους σου σε κάποιο event ( γάμος, βάφτιση, γενέθλια, επέτειος κ.α) μέσω email είναι ένας από τους πιο μοδάτους τρόπους και φυσικά ανέξοδος.

Έχουν όμως και αυτά τους δικούς τους κανόνες επικοινωνίας και πρέπει να τους τηρούμε. Δεν τους ξέρετε; Κανένα πρόβλημα (γιατί υπάρχουμε εμείς άλλωστε). Δείτε τους και φροντίστε να αλλάξετε κάποια μικρά λαθάκια που μπορεί να κάνατε ως τώρα.

Δεν ξεχνάμε την... υπογραφή: Θυμάστε τότε που γράφατε γράμματα σε φίλους και γνωστούς και στο τέλος υπογράφατε; Ναι μπορεί το email σας να δηλώνει ποιοι είστε (τις περισσότερες φορές δηλαδή), αλλά για θέμα ευγένειας και μόνο δεν πρέπει να ξεχνάτε στο τέλος να αναφέρετε το όνομα σας κάτω από την ανάλογη προσφώνηση.

Πάντα πρέπει να υπάρχει ένα θέμα: Είτε θέλετε να πείτε μία καλημέρα, είτε να μοιραστείτε τα μυστικά του κράτους με κάποιον, πρέπει το θέμα να αναγράφεται πάντα. Έτσι θα διευκολύνετε τον παραλήπτη να καταλάβει τι περιέχει μέσα πριν ακόμα το ανοίξει. Οι περισσότεροι από εσάς δέχεστε καθημερινά εκατοντάδες mail και η αναγραφή του θέματος σας λύνει πραγματικά τα χέρια σε θέμα προτεραιότητας. Καταλαβαίνετε ποιο πρέπει να ανοίξετε πρώτο και ποιο τελευταίο.

Προσοχή στις κοινοποιήσεις: Μην μπερδευτείτε με αυτές των social media, αφού στην προκειμένη περίπτωση μιλάμε για το cc. Όταν οι παραλήπτες είναι πολλοί, πρέπει να γράφετε τους δευτερεύοντες στο συγκεκριμένο μέρος και να είστε σίγουροι, ότι όντως τους ενδιαφέρει.

Μη στέλνετε από το επαγγελματικό mail σε φίλους: Δεν ξέρουμε για εσάς, αλλά εμείς έχουμε ακούσει άπειρες περιπτώσεις ανθρώπων που έστειλαν προσωπικά γράμματα σε κάποιον άνθρωπο από το χώρο της εργασίας. Και αν το θέμα είναι κάπως αθώο, τότε δεν υπάρχει κανένα απόλυτος άγχος, αν όμως είχατε αποφασίσει να πείτε λεπτομερώς στην κολλητή σας πόσο νευριασμένη είστε που το αφεντικό σας σας κρατάει υπερωρίες, τότε καλύτερα να πάρετε την τσάντα σας και να πάτε σε άλλη... παραλία.

Μη χρησιμοποιείτε πολλά σημεία στίξης: Ειδικά εμείς οι γυναίκες έχουμε μία ιδιαίτερη αγάπη στα θαυμαστικά, τα αποσιωπητικά, τις παρενθέσεις κτλ.. Όταν όμως γράφετε για επαγγελματικούς λόγους, καλύτερα να αποφεύγετε τα πολλά πολλά. Τα περιεκτικά και απλά ηλεκτρονικά γράμματα γίνονται πιο κατανοητά και ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να ξοδέψει πολύ χρόνο για πάρει το... μήνυμά σας.

Μη στέλνετε spam σε συνεργάτες/ συναδέλφους: Δεν είναι λίγα τα ηλεκτρονικά μηνύματα που δέχεστε από φίλους με εντυπωσιακές φωτογραφίες από όλο τον κόσμο ή συνταρακτικά βιντεάκια. Αν, λοιπόν, μέχρι τώρα μοιραζόσασταν τον ενθουσιασμό σας αυτό με τους συναδέλφους σας, μάλλον θα σας στεναχωρήσουμε. Δεν αμφιβάλλουμε ότι και αυτούς τους ενδιαφέρει, αλλά ίσως καλυτερα να τους ζητούσατε την προσωπική τους ηλεκτρονική διεύθυνση για να τα τους τα στείλετε. Το να δέχεστε συνεχώς άσχετα μηνύματα ξέρετε πως είναι ενοχλητικό, για αυτό φροντίστε να μην γίνετε η ενοχλητική του... γραφείου.

Βρείτε το ανάλογο ύφος για το κείμενό σας: Σίγουρα τα επαγγελματικά email είναι πιο επίσημα από αυτά που στέλνετε σε φίλους και γνωστούς. Η χρήση του πληθυντικού αριθμού απαιτείται όταν απευθύνεστε σε κάποιον που δε γνωρίζετε όπως και η κατάλληλη προσφώνηση και αποφώνηση.

Διαβάστε ακόμα:

9 μικρά αλλά αγχωτικά λάθη που όλες έχουμε κάνει στην καριέρα μας

4 βασικοί μύθοι για την καριέρα που πρέπει να σταματήσεις να πιστεύεις1