Πριν στείλεις το επόμενο email, μάθε τα λάθη που πρέπει να αποφύγεις

Όλες έχουμε κάνει έστω και μια φορά στη ζωή μας κάποιο φρικτό λάθος στη δουλειά που μας έχει προκαλέσει ντροπή ή έχει βάλει ακόμα και σε κίνδυνο τη θέση μας. Ένα (πολύ!) λάθος email που στάλθηκε στον εργοδότη μας, κάποιο ορθογραφικό λάθος ή μια προσωπική φωτογραφία που ήθελες να στείλεις στο αγόρι ή την κολλητή σου, αλλά (guess what?), στάλθηκε στην ομαδική συνομιλία που έχεις με τους συναδέλφους σου, μπορεί να σε κάνει να θέλεις να ανοίξει η γη να σε καταπιεί.

3 tips για να στέλνεις σωστά και επαγγελματικά email

Αυτά τα λάθη μπορούν εύκολα να αποφευχθούν, αν έχεις εξαρχής στο μυαλό σου τον... κίνδυνο και δώσεις μεγάλη προσοχή πριν πατήσεις το send. Την επόμενη φορά, λοιπόν, που θα πας να στείλεις ένα επαγγελματικό email, έλεγξε δύο και τρεις φορές τα παρακάτω:

Λάθος παραλήπτης

Ανάλογα με το περιεχόμενο, ένα λανθασμένο email μπορεί να κυμαίνεται από ελαφρώς ντροπιαστικό, μέχρι και το να χάσεις τη δουλειά σου. Γι' αυτό θα πρέπει να τσεκάρεις πολλές φορές τον παραλήπτη πριν το στείλεις. Ακόμη, όμως, κι αν συμβεί το λάθος, προσπάθησε να διορθώσεις την κατάσταση ζητώντας συγγνώμη και δίνοντας την υπόσχεσή σου τόσο στον ίδιο σου τον εαυτό όσο και στο αφεντικό σου, ότι θα είσαι πιο προσεκτική από εδώ και στο εξής.

Δεν έχεις συμπληρώσει το θέμα του email

Μπορεί να έχεις τη συνήθεια να στέλνεις email στους συναδέλφους με τους οποίους είσαι πιο κοντά χωρίς να γράφεις το θέμα, ωστόσο όταν πρόκειται να στείλεις ένα πιο σημαντικό email, βεβαιώσου ότι έχεις αναφέρει πάνω πάνω συνοπτικά και με σαφήνεια το θέμα του μηνύματος.

Χρησιμοποιείς ανεπίσημη γραφή

Προφανώς, ορισμένες δουλειές απαιτούν περισσότερη επισημότητα από άλλες, όμως όταν ξεκινάς σε μια νέα εργασία, καλό θα είναι να αρχίσεις χρησιμοποιώντας τον επίσημο τρόπο γραφής και στη συνέχεια να τον προσαρμόσεις ανάλογα με εκείνον που γράφουν και οι υπόλοιποι συνάδελφοί σου. Δε θέλεις σε καμία περίπτωση να παρεξηγηθεί ο τρόπος σου, επομένως stay safe για αρχή και... βλέποντας και κάνοντας.

Παραλείπεις να αναφέρεις όλα τα απαιτούμενα στοιχεία στο τέλος του email

Το να υπογράφεις τα email μόνο με το όνομά σου, τεχνικά δεν είναι λάθος, αλλά το να αναφέρεις στο τέλος το ονοματεπώνυμό σου, τα στοιχεία επικοινωνίας, τη θέση εργασίας και, αν είναι δυνατόν, το λογότυπο της εταιρείας όπου εργάζεσαι, είναι πιο επαγγελματικό και θα διευκολύνει τους ανθρώπους να σε αναζητήσουν και με άλλους τρόπους πέρα από τα τυπικά email σε περίπτωση που χρειαστούν κάτι.

Δες στη photo gallery τα υπόλοιπα SOS εργασιακά λάθη.